Mitarbeiter-Gutscheinkarten

Tun Sie Ihren Mitarbeitern etwas Gutes - und zwar jeden Monat! Die Mitarbeiter-Gutscheinkarte der BIO COMPANY ist ein unkomplizierter, nachhaltiger und effektiver Weg zu mehr Mitarbeitermotivation.

So einfach geht's:

  1. Kontaktieren Sie uns: gutschein@biocompany.de.
  2. Teilen Sie uns die Menge der benötigten Gutscheine mit und die dazugehörigen Namen Ihrer Mitarbeiter*innen.
  3. Teilen Sie uns den Wert mit, mit dem die einzelnen Gutscheine aufgeladen werden sollen.
  4. Die BIO COMPANY stellt einmal im Monat eine Rechnung (Menge der Gutscheine x Einzelpreis in €).


Vorgehensweise

Jede*r Mitarbeiter*in erhält einen personifizierten Einkaufsgutschein. Diese Gutscheinkarte wird einmalig ausgestellt und dann dauerhaft von der jeweiligen Person genutzt. Die Karte ist nicht übertragbar und beschränkt sich auf den Kauf von Lebensmitteln, Kosmetik und Reinigungsmittel bei der BIO COMPANY. Diese Angaben sind auch direkt auf dem Einkaufsgutschein ausgewiesen.

Monatlich stehen den Mitarbeiter*innen jeweils maximal 44,00 € bzw. Ihr Wunschbetrag zur Verfügung. Der Betrag wird am 1. eines Monats aufgeladen. Eventuell entstehende Restbeträge können unterjährig mit in den Folgemonat übernommen werden. Achtung: Zum Jahresende werden aus steuerrechtlichen Gründen die Gutscheinkarten auf 0,00 € gesetzt (zur Sicherstellung der Freigrenze in Höhe von 528,00 € pro Jahr). Sollte der Monatserste auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen, dann erfolgt die Aufladung am nächsten Werktag.


Aussehen der Gutscheine

Vorderseite:
Individueller Aufkleber; versehen mit Empfängeradresse und Absenderadresse (BIO COMPANY); Name des Arbeitnehmers; Angaben zu Produkten, die mit der Gutscheinkarte gekauft werden können (Lebensmittel, Kosmetik und Reinigungsmittel der BIO COMPANY)

Rückseite:
Gleicht allen anderen üblichen Gutscheinkarten der BIO COMPANY; versehen mit rechtlichen Hinweisen und EAN-Nummer (jede*r Mitarbeiter*in hat eine andere Gutscheinkartennummer)


Weitere Informationen

Besonderheit:
Aufgrund des Aufklebers sind die Gutscheine mit einer durchsichtigen Klebefolie versehen, um so die Lesbarkeit des Aufklebers zu gewähren.

Gültigkeit:
Per 1. des jeweiligen Monats wird die Gutscheinkarte aktiviert und mit max. 44 € beladen.

Abgelaufene Karten:
Die Gutscheinkarten dürfen nie im Markt abgegeben werden und müssen zurück in die Zentrale zu Händen der Finanzbuchhaltung geschickt werden.

Einlösung:
Abfrage des Personalausweises – eine Übertragung ist nicht möglich!

Verlust:
Diese sind schnellstmöglich schriftlich per E-Mail zu melden, damit die Sperrung des Kundenkontos erfolgen kann. Eine neue Gutscheinkarte wird dann zeitnah ausgestell


Für den Arbeitgeber

Um im Falle einer Prüfung auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir, dass der Arbeitgeber die monatlichen Kassenbelege vom Arbeitnehmer (auch in Kopie) aufbewahrt, um den Nachweis der maximal 44 € Grenze zu gewährleisten. Bei Verlust eines Kassenbeleges kann die BIO COMPANY nachträglich den Beleg zusenden, allerdings sollte das nur in Ausnahmefällen geschehen.


Zur Rechnung

Die Rechnung wird monatlich gestellt, allerdings kann es zu einer zeitlichen Verzögerung der Versendung kommen, da i.d.R. die Rechnungslegung im folgenden Kalendermonat erfolgt. D.h. die Gutscheine für den Oktober (als Bespiel) werden auf einer Rechnung mit Liefer- und Rechnungsdatum per 31.10. gestellt, der Versand der Rechnung erfolgt aber erst im November.

Der Zahlbetrag setzt sich aus folgenden Positionen zusammen: Menge der Gutscheine x Einzelpreis in €

Hinweis: Die BIO COMPANY GmbH berechnet immer den vollen vereinbarten monatlichen Betrag. Eventuelle nicht eingelöste Restbeträge werden nicht erstattet. Die BIO COMPANY stellt die volle Leistung zur Verfügung. Wie diese Leistung genutzt wird, obliegt dem Geschäftspartner bzw. dann seinen Arbeitnehmern.


Auszüge aus Fachliteratur zu diesem Thema

Quelle:

Autor: Andreas Sprenger ist Steuerberater und Referent für Fragen der Entgeltabrechnung

http://www.haufe.de/personal/entgelt/gutscheine/so...

„Die einfachste Variante, abgabenfreie Incentives zu gestalten, ist, die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro zu nutzen. Laut Einkommensteuergesetz bleiben Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 Euro pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) und nach § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV auch sozialversicherungsfrei. Ob es die Freigrenze 2014 in dieser Höhe geben wird, ist unklar. Der – eher praxisferne – Gesetzentwurf einiger Bundesländer sieht eine Abschmelzung auf 20 Euro pro Monat vor.

Freigrenzen für Sachbezüge und Aufmerksamkeiten

Neben diesem Monatswert von 44 Euro bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers von bis zu 40 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden. Als persönlicher Anlass gilt etwa der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung fällt darunter.

Was oft übersehen wird: Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen, muss aber beachten, dass alle Sachzuwendungen eines Monats zusammengerechnet werden.

Vorsicht bei Sachzuwendungen

Achtung: Sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro als auch bei der 40-Euro-Grenze für Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass handelt es sich um Freigrenzen, die auch nicht um einen Cent überschritten werden dürfen. Andernfalls geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit verloren

Wer die 44-Euro-Freigrenze zur Motivation seiner Mitarbeiter ausnutzen will, muss sicherstellen, dass der Mitarbeiter in diesem Monat keine anderen Sachzuwendungen erhält. Aufmerksamkeiten, die anlässlich persönlicher Ereignisse gemacht werden, werden dagegen nicht zusammengerechnet – wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher abgabenfrei zwei Aufmerksamkeiten im Wert von jeweils bis zu 40 Euro erhalten.

Rückzahlung als Bargeld ausschließen

Was bei Gutscheinen besonders beachtet werden muss: Abgabenfrei bleiben Aufmerksamkeiten und Sachbezüge innerhalb der Freigrenze nur, wenn es sich um eine Sachzuwendung, nicht um Bargeld handelt. Zwar sieht der BFH inzwischen auch Gutscheine über einen festen Eurobetrag steuerlich als Sachzuwendung an, völlig risikolos ist der Einsatz von Gutscheinen dennoch nicht. Der BFH akzeptiert sie nur dann als Sachzuwendung, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine „Sache“ zugesagt hat. Sobald der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst und Restbeträge ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz „nur Sachleistung“ verletzt. Hardliner unter den Betriebsprüfern versagen die Steuerfreiheit, wenn nicht für jeden eingelösten Gutschein die Rückzahlung von Bargeld definitiv ausgeschlossen werden kann. Die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen liegt beim Arbeitgeber. Er muss beweisen können, dass seine Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Sachen oder Dienstleistungen genutzt werden können.

Daher sind in der Praxis elektronische Gutscheine sinnvoll, weil selbst geringe Restbeträge als Guthaben gespeichert bleiben. Wer Papiergutscheine ausgibt, muss mindestens auf dem Gutschein die Auszahlung selbst minimaler Restbeträge ausdrücklich ausschließen. Sicherer ist es, wenn die einlösenden Stellen dem Arbeitgeber bestätigen, dass eine Auszahlung von Restbeträgen definitiv nicht erfolgt.

Die meisten Gutscheinanbieter in Deutschland bieten inzwischen auch eine elektronische Variante eines Gutscheins für Mitarbeiter an. Diese hat einen wesentlichen Vorteil: Sie erleichtert den Aufwand in der Personalabteilung bei der Überprüfung der Abgabenfreiheit. Bei Bonussystemen ist allerdings Vorsicht geboten

Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Gutscheinen in dem Augenblick, in dem der Arbeitnehmer über das Guthaben verfügen kann. Gerade für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Bei Papiergutscheinen erfordert dies erheblichen Verwaltungsaufwand. Bei elektronischen Gutscheinen, sogenannten E-Cards, kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber exakt bestimmt werden. Damit wird vermieden, dass Gutscheine für zwei unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden.

Achtung bei Bonussystemen – Abgabenfreiheit genau prüfen

In diesem Zusammenhang sind Angebote, die ein Ansparen des monatlichen Betrags in Form eines Bonussystems ermöglichen, kritisch zu sehen. Der BFH hat in seiner Rechtsprechung zur Jahresfahrkarte klargestellt, dass sich die Sachzuwendungsfreigrenze von 44 Euro auf den Übergabezeitpunkt bezieht. Für welchen Zeitraum der Gutschein einen Bezug ermöglicht, spielt dabei keine Rolle. Es ist also nicht möglich, Gutscheine wertmäßig für mehrere Monate zusammenzufassen. Dagegen spielt der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer seine Gutscheine einlöst, für die Lohnerfassung keine Rolle. Es ist also möglich, Gutscheine zu sammeln und insgesamt für eine aufwendigere Sache einzulösen. Ob das geplante Ansammeln von Guthaben – eventuell verbunden mit einem Bonus – von Prüfern und Gerichten akzeptiert wird, darf aber bezweifelt werden. Auf der sicheren Seite bleibt, wer bezüglich Zeitpunkt der Einlösung einen Zeitrahmen von einem Jahr vorgibt.“

Quelle:

https://www.ihk-berlin.de/blob/bihk24/Service-und-...

b.) Sonstige Sachbezüge

Neben der Freigrenze für „Gelegenheitsgeschenke“ aus besonderem persönlichem Anlass gibt es eine (allgemeine) Freigrenze von EUR 44,00 monatlich für sonstige Sachbezüge. Die danach vom Arbeitgeber an seine Mitarbeiter überlassenen Sachgeschenke ohne besonderen persönlichen Anlass gehören nicht zum Arbeitslohn und sind damit ebenfalls steuer- und beitragsfrei.

Die Freigrenze für Aufmerksamkeiten und diejenige für Sachgeschenke ohne besonderen persön-lichen Anlass können nebeneinander angewendet werden.

Wird der Betrag von EUR 44,00 in einem Monat überschritten, ist der gesamte Wert der Sachzu-wendungen für diesen Monat steuer- und beitragspflichtig, nicht lediglich der die Freigrenze über-steigende Betrag. Maßgebend ist bei der Prüfung der Freigrenze der um übliche Preisnachlässe geminderte Endpreis der Zuwendungen.

Zu beachten ist auch, dass der Betrag, wenn er in einigen Monaten nicht voll ausgeschöpft wurde, nicht auf die folgenden Monate übertragen werden kann; auch eine Nachholung ist nicht möglich. Es kann also der Monatsbetrag nicht generell auf einen Jahresbetrag in Höhe von EUR 528,00 hochgerechnet werden.

Auf Geldzuwendungen ist die Freigrenze nicht anwendbar. Demgegenüber sind von dem Begriff der Sachbezüge folgende Konstellationen erfasst:

• Warengutscheine,

• die Überlassung eines Geldbetrages mit der Auflage, diesen nur in einer ganz bestimmten Weise zu verwenden.

Da die Freigrenze auf Sachgeschenke aller Art anzuwenden ist, gilt sie auch für Weihnachtsge-schenke, wenn deren Wert den Betrag von EUR 44,00 nicht übersteigen.

Besteuerung steuerpflichtiger Sachbezüge

Der Pauschalsteuersatz von 30 % kann auch hier gewählt werden, wenn die überlassenen Ge-schenke im Monat die Freigrenze übersteigen.

Überschreitet der Wert der Sachbezüge den Betrag von EUR 44,00 nicht, werden diese Sachbe-züge nicht von der genannten – und einheitlich auszuübenden – Pauschalierung erfasst. Umge-kehrt werden Sachbezüge, die mit 30 % pauschal versteuert werden, bei der Prüfung der Frei-grenze von EUR 44,00 nicht berücksichtigt.

Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der IHK Berlin für ihre Mitgliedsunternehmen.

Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Sie kann eine umfassende Prüfung und Beratung durch einen Rechtsanwalt/Steuerberater im Einzelfall nicht ersetzen.

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